Seguro que te ha pasado como a mí, que he visto durante muchos años cómo Excel, era una herramienta más del paquete Office con la que se creaban listados, se hacían facturas fáciles o era posible realizar tareas básicas de contabilidad. El caso es que ahora, su utilización se ha potenciado por muchas empresas y las que no tienen un buen dominio de Excel o al menos cuentan con buenos conocimientos básicos o intermedios, son menos competitivas.
Lo mejor de todo esto es que para mejorar tus conocimientos no tienes que ser ningún programador. Solo tienes que formarte o que tu empresa dé el paso.
Existen carencias en formación básica digital en España
Nuestro país no está tan bien situado como debería en cuanto al conocimiento de herramientas ofimáticas, como ocurre con Excel. Bastantes trabajadores lo usan a diario, pero son unos conocimientos muy básicos o hasta autodidactas. Incluso la Fundación Telefónica en su informe de Empleabilidad, decía el año pasado que un 42 % de los trabajadores reconocía sus limitaciones en este campo.
Existen estudios fuera de nuestras fronteras, como el de Harvard Business Review que evidenciaba que hay trabajadores que hasta un 30 % de la jornada lo pasan haciendo labores en hojas de cálculo. Cuando no se sabe sacarlas partido, al final hay errores, se depende de terceros y todo ello provoca frustración en los trabajadores.
¿Qué es lo que se incluye en un curso básico o intermedio en Excel?
Mi compañero de área, creía que sabía del programa porque era capaz de escribir fórmulas sencillas del tipo =B1+B2, pero el dominio del Excel en los niveles iniciales o intermedios, como nos confirman los profesionales en formación tecnológica para empresas de Buddy, incluye más cosas que ayudan a tener una formación mayor para poder abordar más tareas y nos las han comentado:
Nivel básico
- En este nivel lo primero es comprender la forma en la que funcionan las celdas, rangos, hojas y libros.
- De igual forma, se pueden crear fórmulas básicas, como las sumas, las medias o los porcentajes.
- Conocer y utilizar el formato condicional que permitirá resaltar los datos que son más importantes.
- Filtrado y ordenamiento de los datos.
- Se crean gráficos simples.
- Aprender a guardar, compartir y efectuar una protección de los archivos de forma correcta.
Nivel intermedio
- Conocimiento de funciones como SI, BUSCARV/X, CONTAR.SI, SUMAR.SI.
- Realización de gráficos, tanto dinámicos como combinados, o que ofrece una mayor capacidad de acción en el plano profesional.
- Introducción a las tablas dinámicas.
- Validación de datos, lo que evita que se produzcan errores de entrada.
- Impresión de informes profesionales.
- Combinar los datos que se encuentran en varias hojas.
Para tener buenos conocimientos, como puedes ver, no necesitas ser un programador avanzado o ser un experto informático. Con tener una base sólida y una buena formación es suficiente.
Razones por las que se debe invertir en formación en Excel
Sin lugar a duda, las ventajas que tiene hacer una inversión para las empresas son bastante claras y, además, la propia empresa puede medir sus efectos. Vamos con ellas:
1. Un gran ahorro de tiempo
Las personas que utilizan bien las fórmulas básicas en Excel llegan a ahorrar, de media un cuarto de hora respecto a lo que le puede suponer a otro trabajador que no las use, que puede tardar dos horas.
Si este tema lo multiplicamos por el número de trabajadores y semanas, puesto parece claro saber los motivos por los que bastantes empresas se animan a que sus trabajadores se formen en este tipo de cursos.
2. Más seguridad para los trabajadores al tener menos errores
Cuando se introduce mal una fórmula o se copia una columna de forma equivocada, muchas veces todo ello tiene consecuencias reales, tales como pedidos que se gestionen mal, decisiones tomadas en base a unos datos que no se ajustan a la realidad, etc. Cuando se usa bien Excel, vas a ver cómo este tipo de errores suelen ser menores o prácticamente desaparecen.
3. Un equipo independiente
Algo que ocurría antes en mi trabajo es que uno de los compañeros era el único que sabía de verdad Excel, lo que hacía que todos acudiésemos a él. Cuando todo el equipo está formado, se pueden distribuir mejor las tareas, que haya menos cuellos de botella y también el clima laboral es mucho mejor.
4. Mejor imagen profesional
Tanto la clientela como los proveedores o los socios, notan la diferencia cuando los informes que reciben tienen claridad, se presentan bien o los gráficos están claros. Contar con buena formación ayudará hasta a que mejore la imagen externa de la empresa.
¿Cómo es una formación útil?
Las formaciones para que sean útiles deben no solo consistir en ver vídeos o tutoriales como los que hay en Vimeo o Youtube, o el clásico curso de toda la vida. Cuando está destinado a la empresa, debe ser como la que tuve en mi caso:
- Ejercicios para poner en práctica los programas, no limitarse solo a la teoría
- Realizar un seguimiento del alumno, donde se resuelvan las dudas que puedan tener
- El profesor deberá tener un lenguaje claro y donde no existan los tecnicismos, salvo cuando no sea posible hacerlo de otra forma
- Deberá estar adaptada la formación a tu sector.
Mi compañía optó por la tan de moda formación híbrida, la cual tenía una parte presencial y otra online, donde había flexibilidad de horarios. Puede ser interesante para las empresas buscar que sea una bonificación mediante FUNDAE, lo que hará que no tenga ningún coste para la empresa.
¿Qué precios suele tener el formar a un equipo?
Aquí no existen los precios fijos, todo depende de cómo sea el curso y la empresa formativa. Eso sí, podemos hacer una estimación sobre el tema:
- Cursos online individuales: como máximo cien euros por persona.
- Cursos presenciales en la empresa: pueden estar en una horquilla de entre seiscientos y mil doscientos euros de un grupo de entre diez y quince trabajadores.
- Si es formación bonificada, como decíamos antes, puede no suponer ningún gasto para la compañía.
¿Y si los trabajadores dicen que ya tienen conocimientos en Excel?
Yo he sido el primero que en mi CV decía que controlaba Excel, aunque realmente después del curso que hice no lo puse en práctica. Lo cierto es que muchas personas dicen saber del programa, pero a la hora de la verdad:
- Hacen muchas fórmulas de manera manual cuando podrían automatizar este tema.
- No saben cómo hacer las validaciones, ni las referencias relativas o usar filtros avanzados.
- No conocen cómo se pueden crear informes que sean visuales o imprimibles.
Al final, contar con una formación adecuada a las necesidades, hace que como trabajador puedas trabajar con mayor seguridad y aprovechando las grandes ventajas que te da el programa.
¿Cómo actuar después de la formación en Excel?
Como es lógico, después de una formación de este tipo, hay que ponerla en práctica, puesto que de no hacerlo se olvida. Esto me ocurrió a mí cuando hice hace muchos años un ciclo superior de gestión comercial y marketing que tenía todo el paquete Office, incluido el Excel.
Durante 2 meses estuvimos formándonos, pero luego, como me puse a estudiar unas oposiciones, no lo puse en práctica y cuando años más tarde tuve que utilizarlo, casi no recordaba nada.
Para evitar que ocurra esto, lo mejor que puedes hacer es lo siguiente en las empresas o en tu equipo de compañeros:
- Hacer un seguimiento cada cierto tiempo de su utilización.
- Realizar sesiones más avanzadas dependiendo de la evolución de la plantilla.
- Llevar a cabo concursos de Excel para animar a que se fomente su utilización e ir más allá con las habilidades del programa.
Conclusiones
La existencia de una brecha en habilidades a la hora de gestionar datos, es un desafío de lo más importante para las compañías. En este sentido, todo el mundo sabe que Excel es de las herramientas que más se usan en las empresas, donde su valor más importante lo encontramos cuando se usan sus funciones de forma avanzada para la organización, análisis y automatización de la información.
La formación de los equipos de trabajo en Excel hace que mejore la calidad de los datos, pero también hace que los procesos internos se optimicen y se va a fortalecer la toma de decisiones con informaciones seguras.
No hablamos por hablar y lo cierto es que los datos dicen que 750 millones de personas en el mundo lo usan y cuando los profesionales están debidamente formados y aplican sus conocimientos en la realidad, el ROI (retorno de inversión) en pocos meses aparece, por lo que es una inversión que es rentable.
Apostar por la formación en Excel en la empresa es una ventaja competitiva, puesto que cada hora que los trabajadores aprenden a automatizar tareas o hacer un análisis detallado de los datos, es una hora que podrán luego destinar a luego a otras tareas como diseño de estrategias, reforzar la atención al cliente, etc.
Así que ya sabes, no adelantas nada con seguir teniendo a trabajadores que no tengan conocimientos en Excel. Lo mejor es optar por una buena formación. Si eres trabajador, pues tampoco tengas miedo a formarte o incluso a solicitar la posibilidad de ello a la empresa o con tus compañeros, al final todos saldréis ganando.
