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Portal de empleados: una herramienta que está al servicio de la eficacia de las empresas

Las empresas necesitan herramientas útiles para conseguir sus propósitos. No solo pueden depender de las capacidades que tengan las personas que forman parte de su plantilla, sino que también requieren de una importante aportación de la tecnología para cumplir con unos propósitos que son más exigentes que nunca en un mundo tan competitivo como en el que nos movemos. Si no disponemos de esas herramientas y de ese apoyo tecnológico, será muy complicado hacernos con todas esas ventajas que son de gran utilidad para avanzar y desarrollar todo lo que tenga que ver con la actividad a la que dedicamos nuestro día a día.

Cuando hablamos de herramientas, no solo estamos refiriéndonos a todos esos elementos que son de utilidad para desempeñar nuestra tarea en el trabajo. Una herramienta también puede ser un sistema que nos permita estar en contacto permanentemente con otros sectores de la empresa. Un teléfono o un portal de empleados, por ejemplo, son de una utilidad tan grande como lo puede ser una máquina para producir un bien dentro de una fábrica. Os queremos hablar, en los párrafos que siguen, de la segunda de esas herramientas, del portal para los empleados. Y es que ha tenido una enorme utilidad para reforzar aquello que denominamos comunicación interna.

La comunicación interna es uno de los grandes secretos del éxito. Hacer posible que cualquier miembro de una organización disponga de un espacio personal en el que pueda informarse acerca de cualquier cosa que tenga que ver con el negocio al que se dedica es vital para que esa persona sepa cuál es la filosofía de la empresa y para que pueda hacerse una idea de la importancia que tiene el papel que desempeña. Además, en el caso de empresas grandes, un portal de empleados siempre va a echar una mano a la hora de poner en contacto a gente de departamentos que quizá no tengan el contacto físico o telefónico que sí pueda existir en otros casos.

El portal web emprendedores.es indicaba la relevancia de crear un portal de empleados en el seno de una organización y hablaba de la evolución que ha seguido una herramienta como esta, haciendo referencia a lo que fue denominado como una intranet, un sistema que, si bien ha pasado ya de moda, sí que servía para eliminar las distancias físicas que pudieran existir en el seno de una empresa y entre sus departamentos y empleados. Una de las diferencias básicas entre esa intranet y el portal del empleado es que en el segundo se fomenta mucho más la participación que en el primero, una participación que es de principal utilidad para reforzar aspectos como la motivación, que es básica para asegurar la eficiencia y eficacia de la gente que se desempeña en el negocio.

En la página web Valencia Plaza se hablaba, por otro lado, de la importancia que tenía la comunicación interna en el seno de las empresas durante los tiempos del coronavirus. En momentos en los que permanecer cerca unos de otros físicamente era más complicado que nunca, reforzar todas las herramientas dedicadas a mejorar la comunicación entre las personas era algo fundamental para tratar de no perder una conexión básica para sacar adelante los diferentes proyectos y tareas en los que una empresa se encuentra trabajando. En la noticia se hablaba del “cliente interno” y de su motivación, un aspecto básico para mantener una productividad que haga rentable al negocio.

Y es que la comunicación empieza por los de casa. Pocas cosas vamos a lograr transmitir a nuestros clientes externos si no somos capaces de comunicar lo que queremos a nivel interno. Debemos tener canalizadas todas las comunicaciones dentro de nuestro propio negocio para intentar que, cuando hagamos lo propio de cara al exterior, sepamos que lo que estamos haciendo va a tener el impacto que queremos. Si no fuera así, tendríamos problemas para conseguir el volumen de venta que estamos deseando o que necesitamos para dar por cumplido cualquiera de los objetivos que tenemos entre manos. En ese caso, tendríamos un problema que resolver.

Nuestro país no ha sido el que ha contado con las empresas que mejor comunican a nivel interno. Hay otros lugares del mundo en los que esto se ha catalogado como más importante y que, por consiguiente, han logrado mejores avances en este sentido. La referencia a nivel mundial ha sido, como en otras tantas cosas, Estados Unidos. Ahí fue donde empezó a verse la enorme influencia que tiene la comunicación interna en la productividad de todos los negocios, con independencia de que sean grandes fábricas o pequeños negocios. Después, países como el Reino Unido, Dinamarca, Suecia, Noruega, Países Bajos o Bélgica adoptaron esta manera de trabajar y también sacaron réditos de ello.

Es cierto que, poco a poco, las empresas españolas vienen aumentando su interés en lo que tiene que ver con contar con un portal de empleados para reforzar todo lo que tiene que ver con la comunicación interna. Nos cuentan desde Kairos HR, una entidad especializada en todos los servicios y sistemas que guardan relación con el área de recursos humanos como la gestión productiva de empleados, que en España se ha duplicado el número de empresas que cuentan con este portal de empleados desde la llegada de la pandemia. La previsión es que ese número continúe acrecentándose puesto que los emprendedores ahora son más conscientes que nunca de la importancia que tiene conectar y vincular a todos los departamentos y personas que componen sus negocios.

Una manera de mejorar procesos y contar con todos 

El portal de empleados es la mejor vía para contar con la opinión de la gente que forma parte de nuestra propia empresa. Y eso es lo que, al mismo tiempo, puede hacer que mejoremos todo tipo de procesos que tienen que ver con la ejecución del trabajo diario. A la hora de realizar encuestas de todo tipo, como lo pueden ser las encuestas de clima laboral, el portal de empleados siempre va a ser una herramienta más útil y más rápida que hacer las encuestas en papel, con toda la logística que es necesario implementar para ello y para analizar los resultados que se deriven de esas encuestas.

Además, al fomentar la comunicación, estamos haciendo que los procesos de los que se componen las distintas tareas por las cuales se presta un servicio o se produce un bien sean mucho más rápidos y se ejecuten con menos esfuerzo. Eso es a lo que deben aspirar todas las empresas y lo que puede proporcionar la mejora de la comunicación entre los diferentes eslabones que componen una empresa. A veces, no se confía lo suficiente en el poder que tiene que todos esos eslabones manejen la misma información y que puedan actuar en consecuencia para mejorar algo o minimizar los riesgos de otros aspectos.

Los mejores argumentos para defender la comunicación interna se venden por sí solos y solo basta con echar un vistazo a la experiencia de las empresas que la han implementado. Y esa experiencia viene a decir en todos y cada uno de los casos que, cuando se han implementado técnicas relativas a esta comunicación, la eficiencia de todas las empresas ha crecido de una manera más que considerable. Y eso es lo que, a fin de cuentas, va a permitir que un negocio tenga la posibilidad de ser eficiente y conseguir los propósitos que se ha marcado previamente. Si no existe la comunicación interna, va a ser demasiado difícil que podamos estar a la altura de lo que exige a día de hoy un mercado tan competitivo como el que nos rodea.

El teletrabajo, un nuevo reto para la comunicación interna 

Que ahora se haya extendido el teletrabajo en buena parte de las empresas ha hecho posible que crezca la conciencia en lo relativo a la comunicación interna de nuestra empresa. Al no existir un contacto físico entre la gente que compone nuestro negocio, ahora es más necesario que nunca que tengamos en cuenta las virtudes de un portal de empleados al que se tenga acceso de manera constante y que sea rico en contenidos de todo tipo. Imaginaos lo que podría llegar a ser que tuviéramos que trabajar desde casa sin tener acceso a una plataforma en la que se recogieran documentos y archivos de gran utilidad para las diferentes personas que componen el organigrama de la empresa.

Lo que está claro es que hacen falta elementos que se ajusten a las necesidades de la sociedad actual para cumplir los propósitos que tenemos en mente. Por eso es tan importante que sigamos hablando de elementos como el portal de empleados, que es tan relevante y tan estratégico para cualquier tipo de empresa, con independencia de cuál sea su sector de actividad, su tamaño o su naturaleza. Ni que decir tiene que disponer de un elemento como este puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso en el seno de un proyecto empresarial.

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