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Un catering, una opción siempre adecuada en un evento empresarial

Una de las maneras más inteligentes de potenciar la imagen de nuestra empresa pasa por la organización de eventos. Existen un montón de excusas por las cuales podemos realizar una acción como de la que estamos hablando y las empresas se vienen dando cuenta de ello. No en vano, cada vez son más las que, sin importar su tamaño o rama de actividad, organizan un evento para sus empleados, para clientes o para los medios de comunicación. Sin duda, esta es la mejor manera de conseguir posicionarnos en un mercado que cada día es más exigente y competitivo.

La organización de un evento o celebración por parte de una empresa normalmente se corresponde con su aniversario o con el lanzamiento de una determinada campaña o producto. En lo que respecta al objetivo principal de celebrar un aniversario, puede ir desde el agradecimiento a clientes y empleados hasta posicionarse y destacar su imagen por encima de la de la competencia. El objetivo de celebrar un evento para dar por inaugurada una campaña o el lanzamiento de un producto es mucho más claro: hacer que se conozca lo que la empresa va a empezar a vender y la utilidad que le va a ofrecer a la gente que esté dispuesta a comprarlo.

Para cumplir con esos objetivos, hay que tener en cuenta una serie de asuntos en los que no podemos fallar. Que un evento organizado por la empresa salga mal por cualquier motivo puede generar una imagen contraria a la que queremos que se extienda de nosotros. Por eso, hay que prepararlo todo con el mimo que se merece. No podemos obviar ningún detalle y toda la empresa se tiene que volcar en que todo vaya a salir de maravilla. ¿Os imagináis que un medio de comunicación de tirada nacional redacte una noticia en la que desvele todas las costuras que se le han visto a la organización de nuestro evento? ¿Puede haber una publicidad peor que esa?

Hemos querido saber cuáles son algunas de las claves que son concebidas como innegociables a la hora de organizar un evento corporativo. LinkedIn es siempre un filón para encontrar información al respecto y hasta esa página nos hemos ido para desvelaros los siguientes 5 puntos:

  • Debemos definir bien cuál es el objetivo del evento y asesorarnos con profesionales para que todo salga como realmente queremos.
  • Tenemos que conseguir que nuestro evento sea único para conseguir diferenciarnos de las empresas que intenten realizar algo parecido. Esa es siempre la mejor manera de destacar.
  • Fomentar el networking es uno de los mejores consejos que se pueden dar para una situación como la que estamos describiendo. Socializar es siempre la mejor manera de hacer que un evento sea más especial y resulte más cómodo para sus asistentes.
  • Existe la necesidad de establecer cuál va a ser el tipo de evento que queremos llevar a cabo: una reunión, una conferencia, un seminario…
  • Finalmente, se debe controlar hasta el más mínimo de los detalles. Uno de los ejemplos que menciona la publicación a la que hemos hecho referencia y de la que hemos extraído esta información es que la conexión Wi-Fi sea decente.

No nos hemos querido quedar solamente ahí y hemos querido saber algunos de los motivos que se recogen en otras páginas web, como en el caso de Anfix, que también reúne cinco puntos que consideran necesarios para que todo evento empresarial salga exactamente como queremos.

  • Lo primero de todo es que haya un buen motivo para organizar el evento. Esto es clave para que tengamos la capacidad de atracción que nos interesa.
  • Debemos tener una filosofía a la hora de llevar a cabo la organización del evento. Esto significa saber qué es lo que queremos transmitir y cómo lo vamos a hacer.
  • Ni que decir tiene que debemos actuar como el mejor de los anfitriones, porque eso va a ser muy importante para potenciar nuestra imagen de marca. Este es un detalle muy importante y sin el cual nada de lo que hagamos en otros ámbitos va a tener sentido.
  • Debemos tener siempre en la cabeza que los invitados son personas y que, una vez que salgan de nuestro evento, van a comentar con otras personas cómo ha ido el mismo y a qué se dedica la empresa que se ha encargado de organizarlo. El boca a boca es siempre una efectiva manera de hacer publicidad y con la organización de un evento podemos generar una sinergia positiva para nosotros en ese aspecto.
  • Saber elegir el espacio en el que organizamos el evento va a ser fundamental para conseguir que la gente se sienta cómoda, que al final es fundamental para que todo salga bien.

Queremos detenernos en uno de los puntos que hemos mencionado anteriormente y que tiene que ver con el hecho de ser un buen anfitrión. Para conseguirlo, hay que tener en cuenta varias cosas y una de ellas es proporcionarle a los asistentes un momento de asiento dentro del evento, o lo que es lo mismo, darles la posibilidad de tomar algo. Esto contribuye de una manera sustancial a que el evento no parezca demasiado largo, a que la imagen del mismo sea la mejor posible y a que nuestra empresa quede como lo que queremos que quede: una entidad seria y a la que le importan las personas que se encuentran a su alrededor.

Ofrecer un pequeño descanso a los asistentes de un evento para picotear es siempre un aspecto positivo en lo que a la organización de un evento se refiere. Y ayuda más de lo que solemos pensar a conseguir que esa organización sea un éxito. Por eso, la mayoría de las empresas que organizan eventos no escatiman a la hora de disponer de catering en los descansos de los mismos. Así lo apuntan desde La Frolita, quienes además hacen hincapié en que esta manera de proceder no es exclusiva de las empresas grandes, sino también de las medianas y pequeñas entidades. Y es que todo el mundo es consciente de la importancia que esto tiene para el desarrollo de la imagen de marca de un negocio.

No hay que sobrepasarse en el número de eventos 

Hay un error que suele ser común a la hora de organizar determinados eventos por parte de las empresas: que se celebran de manera demasiado repetida y con una periodicidad no muy alta. Cuando esto ocurre, la gente que suele acudir a dichos eventos se termina cansando y acaba por no acudir a los mismos. Para evitar esto, hay que dejar pasar tiempo entre evento y evento para ir generando curiosidad y que la gente coja con más ganas el próximo que realicemos.

También es verdad que no podemos esperar mucho tiempo hasta organizar el siguiente evento porque, de lo contrario, la gente se termina olvidando de nosotros. Lo ideal es que organicemos unos dos al año. De ese modo, siempre estaremos en la mente de las personas que nos interesan y mantendremos un contacto bastante continuo con ellas, algo que es básico. Ni que decir tiene que esa puede ser la diferencia entre el éxito de nuestros futuros eventos y el fracaso de los mismos. Como es lógico, todos queremos estar más en el primero de esos supuestos que en el segundo.

Los resultados de eventos como de los que estamos hablando no siempre se ven de inmediato. Se trata de un tipo de herramienta de marketing cuyos beneficios se van a ir contando con el paso del tiempo. La impaciencia no puede ser nuestra compañera de viaje a la hora de preparar cuestiones como las que estamos comentando porque entonces las expectativas serán demasiado altas como para que resulten satisfechas. Poco a poco, se irá posicionando nuestra empresa y nuestra imagen de marca entre las mejores de todo nuestro sector. Pero se requiere tiempo y, sobre todo, continuidad. Porque ya os decimos que no vale de nada hacer un evento ahora y olvidarnos de realizar otro hasta dentro de una década.

Acertar en la organización de eventos es algo que va a depender en buena medida de la voluntad que tengamos. Con cierta lógica, podemos construir un evento del que todo el mundo salga contento y que vaya a conseguir que nuestro nombre, nuestro eslogan, nuestro logotipo y nuestra filosofía se instale en el subconsciente de una buena cantidad de personas. Y esta será la manera en la que tengamos la capacidad de crecer, que es a fin de cuentas el objetivo que todo el mundo persigue ya no solo con la organización de estos eventos, sino con la realización del ejercicio habitual de nuestra actividad.

Estamos convencidos de que todas las empresas que apuesten por este tipo de cosas van a experimentar un aumento en el número y facturación de las ventas más pronto que tarde. Estos casos son el mejor ejemplo, las situaciones que marcan el camino para las demás entidades que buscan los mismos objetivos. Ojalá que todas las entidades se encuentren en esta senda y que esa sea uno de los aspectos que ayude a mejorar a nuestra economía en su conjunto.

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